¿Qué le viene a la mente cuando oye el término Sistema de Gestión de Mantenimiento Informatizado? También identificado por sus siglas, la mayoría se refiere a él como GMAO. En lenguaje llano, es un software que centraliza la información y los procesos para mejorar la eficiencia.
Este sistema puede describirse como un sistema de software que centraliza la información de mantenimiento, facilita los procesos y automatiza diversas tareas para mejorar la eficiencia. El sistema informático de gestión del mantenimiento ayuda a minimizar el tiempo de inactividad de los equipos, a mejorar los procesos de las órdenes de trabajo, como la programación, así como a planificar, seguir y analizar las actividades de mantenimiento. Esto es lo que debe entender sobre las siguientes operaciones:
Informatizado
Con los intensos avances tecnológicos, la mayoría de las cosas están digitalizadas; la gente ya no utiliza portapapeles y bolígrafos para hacer el trabajo de oficina y otras actividades de gestión. Es necesario encontrar los mejores proveedores de GMAO que le ayuden a integrar sus papeles y copias impresas en su ordenador. Este proceso le asegura que no perderá ninguna información al trasladar sus datos, o en caso de que ocurra algo, siempre podrá tener una copia de seguridad de sus datos.
Mantenimiento
Se ha confirmado que ningún ordenador puede funcionar y completar el mantenimiento de forma rápida, precisa y eficiente como la mano de obra humana cualificada o experimentada. Por lo tanto, las tareas de mantenimiento y protección realizadas para garantizar que los ordenadores funcionen de forma óptima siguen siendo obra del equipo de mantenimiento. El GMAO permite al equipo programar fácilmente las órdenes de trabajo, comprobar las piezas y los inventarios, y tomar mejores decisiones de mantenimiento gracias a la información que recogen.
Gestión
La GMAO permite a los empleados de primera línea completar rápidamente las órdenes de trabajo. Es más fácil para la dirección planificar, programar y documentar los trabajos en curso. Ayuda a los responsables a prever el futuro y a informar una vez que se ha completado, cumplido y auditado, entre otros KPI de mantenimiento.
Sistema
No importa lo perfecto que parezca el Sistema Informático de Gestión del Mantenimiento, no puede sustituir completamente a los empleados. Pero facilita su entorno de trabajo mejorando la eficiencia de la mayoría de las actividades esenciales de una organización u oficina.
Por lo tanto, este software permite a varios equipos en un entorno de trabajo gestionar sus actividades diarias.
Cómo funciona el software de GMAO
La GMAO contiene la información necesaria para apoyar a varios equipos y funciones en el trabajo. Cada sección en el trabajo se beneficiará de una manera u otra de esta base de datos; por ejemplo, las finanzas y las operaciones se benefician de la contratación de suministros, el estado del inventario y los costes, entre otros beneficios o funciones de mantenimiento.
La GMAO ha ayudado a las organizaciones en lo siguiente
- Materiales e inventario
- Mantenimiento correctivo y preventivo
- Auditorías y seguimiento del cumplimiento
- Informes y cuadros de mando
- Formación y apoyo específicos
- Funcionalidad de mantenimiento móvil
- Priorización de las órdenes de trabajo y programación
Las ventajas de utilizar la GMAO
Si implementa y comienza a utilizar el software de GMAO en su lugar de trabajo, obtendrá muchos beneficios. En general, permite a sus equipos poner en común sus actividades o prácticas de mantenimiento incorporándolas a otros departamentos con los mismos objetivos que los suyos. Disponer de un sistema que facilite a los departamentos el intercambio de información hace que el trabajo de cada trabajador sea más eficiente.
A continuación se enumeran algunas de las principales ventajas de utilizar el software de GMAO:
Un entorno de trabajo seguro y saludable
La GMAO mejora la seguridad en el trabajo, ya que cumple con la normativa mundial, nacional y estatal; puede estar tranquilo sabiendo que sus trabajadores se encuentran en un entorno saludable y más seguro. Cuando los activos de la empresa están bien mantenidos y los procedimientos de seguridad y salud están centralizados y debidamente documentados, no puede haber peligros asociados a las herramientas de trabajo que pongan en peligro la vida de los trabajadores.
Visibilidad del flujo de trabajo con una gestión adecuada de las órdenes de trabajo
El software de órdenes de trabajo facilita a los distintos equipos la visualización de sus acciones mediante los cuadros de mando y los informes que permiten a los trabajadores acceder al estado actualizado y mejorar los índices de finalización de las órdenes de trabajo. Además, el equipo de mantenimiento sabrá rápidamente dónde están los distintos activos, las piezas necesarias y las personas que deben realizar tareas específicas en un momento determinado.
Mano de obra móvil
Imagínese una situación en la que tiene que mantener a todos sus trabajadores de campo moviéndose de una zona a otra; esto puede ser un reto, un fastidio e incluso consumir mucho tiempo. Afortunadamente, el software de GMAO le ayuda a desplegar a todos sus equipos de forma remota, sin necesidad de movimientos físicos y con una conectividad de movilidad avanzada para los usuarios que rara vez necesitan volver a la oficina.
Automatización de procesos
Estos son los procesos que se pueden automatizar fácilmente con el software de GMAO:
- reordenación del inventario
- programación de turnos
- envío de órdenes de trabajo
La automatización de estos procesos, entre otros en una organización, ahorrará tiempo, aumentará la eficiencia y evitará los errores humanos.
Cumplimiento de la normativa
Existen muchas normas de cumplimiento, desde el nivel local hasta el global, lo que puede dificultar el mantenimiento de auditorías adecuadas. Sin embargo, la GMAO facilita la determinación del modo en que la empresa mantiene sus normas.
Cómo elegir la mejor solución de GMAO
A la hora de elegir un software de GMAO, es crucial centrarse más en el apoyo que aportará a su organización. Debe satisfacer la mayoría de sus necesidades funcionales en el plazo requerido. Además, la GMAO debe estar hecha con una tecnología ampliable, que incluya diversas funciones de mantenimiento.
Los proveedores de soluciones particulares deben ofrecer una amplia formación y otros servicios de apoyo antes y después de implantar el software. A medida que el equipo trabaja con el software, lo entiende mejor, y la eficiencia mejora drásticamente. Integrar los sistemas heredados en el nuevo software a medida que se admiten y trasladan los datos históricos, aumenta la integridad de la base de datos.
¿Qué opción es mejor? ¿SaaS u On-Prem?
SaaS son las siglas de Software as a Service, donde lo que interesa es experimentar y desplegar. Es fácil actualizar las características de este software sin comprometer los datos ni la funcionalidad. Por otro lado, el software local no funcionará por sí solo, sino que tendrá que colaborar con los profesionales de TI y de seguridad de la información para protegerla.
La diferencia entre GMAO, FM y EAM
Como se ha mencionado anteriormente, el GMAO se encarga de optimizar las actividades diarias de mantenimiento y gestión, incluyendo la asignación y realización de órdenes de trabajo, solicitudes, mantenimiento, inspecciones, y la gestión del inventario extra o de las piezas de repuesto y otros; los recursos de mano de obra para garantizar la máxima disponibilidad de los equipos.
El Facility Management, abreviado como software FM, engloba las funciones de la GMAO. Se encarga de automatizar otros factores de la gestión de instalaciones, como la elaboración de presupuestos, la gestión de contratos y el seguimiento de los gastos de capital.
La Gestión de Activos Empresariales, comúnmente conocida como EAM, es responsable de todo el ciclo de vida de los activos, desde la primera etapa de diseño hasta el último proceso de instalación.
Preguntas frecuentes sobre la GMAO
¿Cómo saber cuál es el mejor software de GMAO?
El mejor software de GMAO debe apoyar la formación y el despliegue del software dando paso a la personalización y la movilidad.
¿Qué diferencia existe entre GMAO y EAM?
La GMAO es un software informático específico destinado a apoyar las funciones de mantenimiento. Al mismo tiempo, la GMAO es una estrategia que incorpora el software de GMAO u otro software en su sistema para poder planificar, gestionar y ejecutar con eficacia.
¿Quién puede utilizar la GMAO?
Maintenance teams need to use this software; therefore, they can be used by entry-level technicians, senior leaders, or even corporate owners.
¿Cómo se puede conocer la GMAO?
Empieza por mantener conversaciones formales básicas con tus expertos en ventas o con los directivos sobre el tipo de software que podrías necesitar. Ellos te ayudarán a elegir un software con características y funcionalidades que satisfagan tus necesidades.
¿Qué tipo de formación en GMAO existe?
Los proveedores ofrecen educación y formación continuas; aquí es donde debería considerar ir a por la formación en GMAO. Muestra una buena imagen, ya que demuestra que le acompañan en el camino del mantenimiento.
¿Es posible obtener la certificación de GMAO?
Sí, se puede obtener la certificación de GMAO; los proveedores también tienen cursos de certificación aparte de proporcionar la formación. Con ello, se incrementará la adopción y el uso. La certificación demuestra que se es un profesional del mantenimiento cualificado.